Persepsinews, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) mendukung upaya pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak diperlukan lagi.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, mengingatkan agar proses tersebut dilakukan setelah arsip dipindahkan ke format digital untuk memastikan data tetap aman dan dapat diakses dengan mudah.
“Pemusnahan arsip diperlukan untuk mengurangi beban penyimpanan, namun harus dilakukan secara selektif dan sesuai dengan ketentuan yang ada,” kata Rasman.
“Hal utama sebelum pemusnahan adalah memastikan bahwa seluruh informasi penting telah terdigitalisasi,” lanjutnya.
Terkait arsip lama yang belum terdigitalisasi, Rasman mengusulkan agar dilakukan penilaian terlebih dahulu untuk mengetahui nilai penting dari arsip tersebut.
“Arsip yang tidak relevan dan tidak memiliki nilai historis atau hukum bisa dimusnahkan, sementara arsip yang masih diperlukan segera didigitalisasi,” tegasnya.
Menurut Rasman, digitalisasi arsip memiliki berbagai keuntungan. Di antaranya, dokumen digital lebih tahan terhadap kerusakan fisik seperti kebakaran atau banjir, membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih efisien dibandingkan arsip fisik, serta dapat diakses kapan saja dan dari mana saja melalui perangkat yang terkoneksi dengan internet. Selain itu, arsip digital dapat disimpan lebih lama dan memudahkan akses oleh generasi mendatang.
Namun, Rasman menekankan pentingnya kehati-hatian dalam memilih arsip yang akan dimusnahkan.
“Pemilihan arsip yang akan dimusnahkan harus selektif. Beberapa arsip mungkin memiliki nilai historis atau hukum yang tinggi dan perlu disimpan, baik secara fisik maupun digital,” jelasnya.
Rasman berharap dengan berkembangnya teknologi informasi, seluruh instansi pemerintah di Kaltim dapat segera melakukan digitalisasi arsip. Hal ini, menurutnya, akan mendukung efisiensi kerja, kemudahan akses informasi, serta memperkuat upaya pemerintah dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih baik.
“Digitalisasi arsip merupakan langkah penting dalam menuju pemerintahan yang lebih modern dan transparan,” tutup Rasman.
