Persepsinews, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) telah melakukan pemusnahan arsip fisik yang sudah berusia antara 2005 hingga 2011.
Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Anita Natalia Krisnawati menekankan betapa pentingnya tata kelola arsip yang baik di setiap perangkat daerah.
Ia menjelaskan bahwa kendala dalam penataan arsip sering terjadi karena padatnya aktivitas, sehingga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim membentuk tim khusus yang turun langsung ke perangkat daerah untuk memberikan pembinaan dalam hal pengelolaan arsip.
“Penting bagi setiap perangkat daerah untuk menata arsip dengan baik agar dokumen tidak menumpuk. Tim kami turun ke seluruh perangkat daerah untuk mendampingi proses penataan, baik untuk arsip yang disimpan maupun yang dimusnahkan. Kami juga memakai Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan arsip yang layak disimpan dan mana yang harus dimusnahkan,” kata Anita.
Lebih lanjut, Anita menjelaskan bahwa tidak semua arsip dapat dimusnahkan karena beberapa di antaranya memiliki nilai historis dan informasi yang krusial untuk kepentingan publik. “Dispora Kaltim adalah salah satu perangkat daerah yang mendukung penuh kegiatan ini dan menyadari pentingnya arsip, baik sebagai catatan sejarah maupun informasi untuk masyarakat dan generasi mendatang,” tambahnya.
Anita juga menyoroti pentingnya keterbukaan informasi yang menjadi alasan untuk menjaga arsip dengan transparan. Arsip-arsip ini, menurutnya, berfungsi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan di perangkat daerah yang bisa diakses oleh masyarakat untuk memastikan transparansi dalam pemerintahan.
“Dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap informasi mengenai kegiatan pemerintah, arsip menjadi rekam jejak yang bisa diakses publik. Oleh karena itu, kita tidak bisa lagi sembarangan membuang arsip,” jelasnya.
Untuk meningkatkan pengelolaan arsip, Dispar Kaltim juga telah mengadakan sosialisasi dan pelatihan, bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), guna memberikan arahan teknis kepada arsiparis di seluruh perangkat daerah. Jika sosialisasi dirasa kurang efektif, tim arsip langsung mendampingi perangkat daerah dengan metode “coaching clinic” atau pendampingan langsung di lokasi.
Dia menambahkan bahwa kesadaran perangkat daerah terhadap pentingnya pengelolaan arsip semakin meningkat, terutama dengan adanya dukungan dari pimpinan masing-masing. Arsip yang dikumpulkan oleh Unit Pengelola Arsip (UP) di setiap bidang kemudian diserahkan kepada Unit Kearsipan (UK) untuk diproses lebih lanjut.
“Upaya ini sudah menunjukkan hasil positif dan kami berharap seluruh perangkat daerah dapat lebih mendukung transparansi serta pengelolaan arsip yang lebih baik di Kaltim,” tutup Anita.
Dengan adanya pemusnahan arsip dan proses digitalisasi yang terus berlanjut, diharapkan pengelolaan arsip di Kaltim akan semakin efektif dan memberi manfaat bagi publik, sekaligus mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih transparan dan akuntabel.
