Persepsinews.com, Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) mengeluarkan peringatan keras mengenai bahaya manajerial dari pengabaian peran Jabatan Fungsional Arsiparis.
DPK Kaltim menegaskan bahwa pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mengizinkan Arsiparis mengerjakan tugas rangkap pekerjaan non-kearsipan secara langsung mengancam akuntabilitas dan berisiko hukum terhadap bukti pertanggungjawaban instansi.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Indah Kurnia, memaparkan bahwa hasil audit kearsipan tahunan selalu menunjukkan korelasi yang sangat jelas: kualitas kearsipan berbanding lurus dengan dukungan dan fokus kerja Arsiparis.
“Kami melihat bahwa jika sebuah OPD memiliki Arsiparis yang fokus dan didukung manajemen, nilai pengawasan kearsipan mereka pasti tinggi. Contohnya, BPKAD meraih juara satu karena empat Arsiparisnya bekerja penuh. Sebaliknya, OPD yang Arsiparisnya merangkap urusan keuangan atau barang, urusan arsipnya terkesampingkan. Kearsipan tidak akan jalan tanpa fokus,” tegas Indah.
Indah menekankan bahwa Arsiparis memiliki tanggung jawab yang sangat spesifik dan kompleks, jauh melampaui pekerjaan administratif biasa. Tugas Arsiparis mencakup seluruh siklus hidup arsip, yang merupakan memori kolektif negara dan bukti pertanggungjawaban.
“Tugasnya bukan sekadar mencatat surat. Itu baru langkah awal. Arsiparis harus menguasai bagaimana arsip itu diciptakan, digunakan, dipelihara—dari filing cabinet hingga record center—dan yang paling krusial, proses penyusutan,” jelasnya.
Proses penyusutan, baik itu pemusnahan (disertai berita acara hukum) atau penyerahan arsip bernilai permanen ke DPK, memiliki implikasi hukum yang kuat.
Indah menekankan bahwa Arsiparis adalah satu-satunya pihak yang memiliki wewenang penuh, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban hukum kepada atasan terkait kondisi kearsipan instansi.
“Sayangnya, masih banyak pimpinan yang berpikir Arsiparis cuma catat surat. Padahal, seluruh proses ini harus dilakukan agar arsip bisa digunakan secara valid dan dipertanggungjawabkan secara hukum,” ungkap Indah.
Untuk memastikan kualitas, profesi Arsiparis diatur dengan jenjang karier yang sangat terstruktur, terbagi dalam kategori terampil (terampil, mahir, penyelia) dan ahli (pertama, muda, madya, utama).
Indah menegaskan bahwa kenaikan jenjang kini tidak lagi bersifat otomatis. Untuk naik ke jenjang berikutnya, yang memakan waktu rata-rata 7 hingga 8 tahun, seorang Arsiparis wajib lulus sertifikasi dan memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan.
“Jadi harus ikut Uji Kompetensi, lulus dulu baru bisa mengajukan kenaikan jabatan ke BKD. Ini memastikan bahwa Arsiparis yang naik jabatan ke kategori keahlian memang layak karena memiliki peran manajerial dan teknis yang semakin tinggi,” tutup Indah Kurnia.
Dengan menjamin fokus dan mendukung profesionalisme Arsiparis, OPD di Kaltim tidak hanya akan mendapatkan nilai audit kearsipan yang tinggi, tetapi yang terpenting, akan memperkuat akuntabilitas pemerintahan dan menjamin transparansi publik. (CIN/Adv/Diskominfokaltim)
