Persepsinews.com, Samarinda – Seiring perkembangan teknologi. Kearsipan surat saat ini juga harus disimpan secara daring untuk mencegah kehilangan bukti asli.
Terutama dokumen-dokumen penting. Semisal ijazah, surat kepemilikan tanah, SK hingga aset.
Untuk itupun, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kaltim menggelar kegiatan Bimtek yang diikuti seluruh Perangkat Daerah se-Kaltim.
Dijelaskan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim, Syafranuddin mengatakan kegiatan ini bertujuan untuk mengedukasi OPD agar menyimpan arsip ke arah digitalisasi.
“Ijazah adalah salah satu dokumen penting yang tidak bisa diterbitkan ulang. Jadi kalau terkena musibah kebakaran atau banjir hanya dapat surat keterangan saja,” terangnya.
“Lain cerita dengan surat nikah. Kalau nikah lagi mungkin dapat lagi yang baru. Maka itu kami akan membuat sistem yang manakala masyarakat bisa mengambil melalui aplikasi,” sambungnya, usai dijumpai di Hotel Haris, Jalan Untung Seropati, Selasa (19/7).
Lanjut pria berperawakan gempal tersebut memaparkan bahwa nantinya di aplikasi itu akan berisi file-file. Sehingga tidak merepotkan masyarakat maupun OPD untuk mencari.
“Tinggal buka arsip. Dan terjamin rahasianya karena masing-masing memiliki ID atau paswordnya,” ucapnya.
Gebrakan membuat aplikasi kearsipan ini diakui Ivan berdasarkan pengalaman-pengalaman yang ada disekitar lingkungan.
Seperti contoh saat kebakaran. Banyak masyarakat yang harus kehilangan ijazah atau surat penting lainnya.
Dan itu, membuat masyarakat stres dan pusing karena tidak memiliki keasliannya lagi. Begitu juga dengan surat tanah, terkadang pemerintah sering kalah dalam gugatan. Sebab berkas atau dokumennya seringkali hilang.
“Itulah kami akan akan coba menatanya di arsip. Semua harus digital, KTP saja sudah bisa diunduh,” urainya.
Ditanya untuk syarat khusus menyimpan arsip nantinya. Ivan menjelaskan pihaknya masih memperdalam terlebih dahulu.
Namun, kemungkinan nantinya kata dia, masyarakat cukup membawa dokumen kemudian di scan.
“Nanti kami simpan dalam bentuk data folder. Dan hanya cukup perwakilan keluarga saja, misalnya Bapaknya saja yang datang,” pungkasnya. (Red)
