Persepsinews.com – Sebelum kita memasuki mengapa event itu diperlukan, kita harus mengetahui terlebih dahulu apa sebernya event itu. Pada dasarnya Menurut Allen (2002), Event adalah suatu ritual istimewa penunjukan, penampilan, atau perayaan yang pasti di rencanakan untuk mencapai tujuan sosial, budaya atau tujuan bersama. Ketika kita melihat dari pengertian tersebut, tentu kita sendiri telah mengetahui bahwa sebenanrya event memang harus direncanakan terlebih dahulu, sebelum mencapai sebuah tujuan tertentu.
Contoh saja, ketika kita kaitkan dalam kehidupan sehari-hari ketika kita ingin mengerjakan sesuatu tentunya akan penuh dengan pertimbangan dan perhitungan tertentu, dari kita bangun tidur hendaknya kita telah mengatur terlebih dahulu apa saja yang mau kita lakukan, walaupun memamng kita berfikir bahwa apa yang kita lakukan itu bisa saja secara spontan terjadi, namun tanpa kita sadari pula sesuatu hal yang kita fikir secara spontan, seharunya sudah sudah dilakukan secara terencana. Karena kalau tidak, yang terjadi kita sendiri akan kebingungan mau melakukan apa dan berakhir dengan cara apa. Sehingga perencanan tentu semestinya kita selalu lakukan.
Hal itu pula masuk dalam materi artikel pada hari ini mengapa perencanaan event sangat diperlukan, karena pada dasarnya mau event besar ataupun kecil, hal tersebut semestinya perlu adanya perencanaan-perencanaan tertentu. Karena kalau tidak yang terjadi event yang kita jalani pasti tidak akan berjalan sesuai dengan apa yang kita harapkan, paling tidak ketika kita telah membuat perencanaan event, maka suatu saat nanti jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan kita sendiri tahu bagaimana cara mengatasi masalah-masalah tersebut.
Menurut Shone dan Parry (2002); Rogers (2003) untuk memudahkan event dapat diselenggrakan dengan baik, maka ada beberapa pertanyaan mendasar harus dijawab: Kenapa harus diselenggrakan event? Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event? Informasi atau riset apa saja yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan pada penyelenggaraan event ?
Informasi apa saja yang dibutuhkan utnuk terselenggaranya kegiatan tersebut? Bagaimana event akan diselenggarakan? Kapan event akan diselenggrakan ? Dan pertanyaan-pertanyaan tersebut tentunya termasuk pula salah satu komponen untuk perncenaan-perencanaan event, dimana pola tersebut berupa pertanyaan yang pada dasarnya ketika diberi jawaban akan mengarah terkait perencanaan event itu sendiri.
Maka dari itu ketika kita sendiri sudah memahami mengapa perencanaan event itu diperlukan, tentunya kita akan lebih mudah menghadapi hal-hal yang berkaitan dengan event itu sendiri, terkait bagaimana sistem perencanaannya, bagaimana menghadapi event yang sedang berjalan, atau bahkan kita bisa mendapatkan sebuah hal yang cukup baik untuk mengatasi masalah dalam event, ketika sudah direncanakan dengan baik. Terlebih lagi pertanyaan-pertanyaan diatas sudah menjadi sebuah cerminan sendiri bagi diri kita, bahwa ketika kita ingin membuat event dengan baik maka perencanaan itu harus diperlukan terlebih dahulu.
Perlu kita ketahui juga bahwasanya perencanaan event termasuk salah satu hal yang bisa memudahkan kita untuk membuat sebuah event. Mengapa hal tersebut berlaku demikian, karena pada dasarnya sesuatu yang sudah direncanakan tentunya mempunyai sebuah struktur yang sangat baik, sehingga kita telah mengetahui terlebih dahulu apa saja yang mau dikerjakan diawal, hingga apa saja yang harus diselesaikan diakhir, contoh saja dalam kehidupan kita sendiri.
Ketika kita telah mengatur dimalam hari, dengan menyusun apa yang ingin kita lakukan di esok hari, baik melalui catatan, atau dalam otak kita sendiri dalam ingatan pribadi, maka kita akan mudah mengatur pola hidup kita pada saat esok hari nanti, kita tidak lagi memikirkan hal apa yang mau kita lakukan terlebih dahulu, atau hal apa yang harus kita tinggalkan terlebih dahulu, karena semua hal tersebut sudah direncakan dimalam hari.
Sehingga yang terjadi adalah, apa yang mau kita lakukan pada hari itu tentunya akan lebih struktur dan tertata rapi, maka kita pasti akan lebih mudah mengerjakannya. Hal itu pula tentunya sangat berkaitan dengan percencanaan event yang telah dijelaskan tadi diawal, bahwasanya perencanaan event sendiri merupakan sesuatu hal yang bisa memudahkan kita untuk membuah sebuah event. Sehingga bisa disimpulkan bahwa percenaan event untuk memulai sebuah komponen event yang baik, maka sangat diperlukan sebuah perencanaan yang baik.
(Tulisan yang diterbitkan telah melalui penyuntingan redaksi tanpa mengurangi maksud pesan penulis. Semua materi tulisan merupakan tanggung jawab penulis).
Penulis : Arifin Nur Saje
Mahasiswa Universitas Mulawarman
Jurusan ilmu komunikasi
